A sajtóközleményről


Amit a sajtóközleményről tudni kell!

   Képzeljük magunkat az újságíró helyébe, aki naponta tömegével kapja e-mailben a sajtóközleményeket.
Mindet más-más formátumban, stílusban. Ömlesztve!
 A mailek megnyitása, kibogozása, a különféle programok alkalmazása, a rengeteg kattintás külön tudományt és rengeteg időt kiván. S akkor sem biztos a siker, hogy a címzett értelmezni tudja a küldő üzenetét.

   Ezért a nagy műgonddal elkészített SAJTÓKÖZLEMÉNY gyakran a papírkosárba kerül.
A címzettet ugyan elérte, de küldetését nem teljesítette: a küldő vagy az ügynökség viszont kipipálhatja - 500 újságírónak elküldte a hírt.
   De vajon az 500 címzettből hányan nyitották ki a levelet, hányan tudták elolvasni s hányan tudták értelmezni? Erről nincs visszajelzés. Arról sincs, hogy a címzett egyátalán belenézett-e a levélbe.

   Ezt legtöbbször maga a küldő "akadályozza" meg azzal, hogy küldeménye rosszul van összeállítva. Ha a szerkesztő számára túl nagy erőfeszítésébe kerül a megnyitás, a lényeg kibogozása. Ha azt első pillantásra nem tudja értelmezni - akkor a sajtóközlemény nem érte el a célját, az újságíró tovább lapoz . 500 helyre küldtük el a közleményt, de alig olvasta valaki.

Hogyan kell megírni - formailag, tartalmilag - a jó, gyorsan áttekinthető, figyelemfelkeltő sajtóközleményt?
És hogyan kell elküldeni, hogy annak olvasásáról visszajelzés érkezzen, statisztika készüljön a felhasználásról?...

Az alábbiakban ebben leszünk segítségére néhány hasznos tanáccsal és a freepress.hu szolgáltatásaival.

Mi a sajtóközlemény?

Tényszerű beszámoló egy várható vagy megtörtént eseményről, tevékenységről, állásfoglalásról...
A közleménynek tartalmaznia kell a válaszokat az alábbi kérdésekre: ki, mit, hol, mikor, miért, hogyan?

A sajtóközlemény felépítése:
  1.  CíM
  2.  HELY ÉS IDŐ
  3.  LEAD
  4.  SZÖVEG
  5.  UTOLSÓ BEKEZDEÉS
  6.  KAPCSOLAT
  7.  KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK
  8.  KAPCSOLÓDÓ LINKEK

Tippek a tartalmi felépitéshez:

  1. Cim: tartalmazza a "mi, mikor és mit" kérédésekre a választ. Példa: AZ ALVÁSHIÁNY KOMOLY VESZÉLYT JELENTHET AZ EGÉSZSÉGRE!
  2. Hely és idő: tartalmazza a történés helyszínét, a pontos időpontot (dátum, óra) Példa: Amsterdam (Hollandia) - Philips Központ - 2009.05.15 16.00. Határozzuk meg, mikortól lehet a közlemény publikus.
  3. Lead: Az esemény lényegének tárgyilagos közlése: kiemelve a fontosság,     különlegesség, egyediség, résztvevők. Tömör, rövid mondatok - maximum 500 karakter. Ez jelenik majd meg a freepress.hu hirleveleiben is. Példa: A Philips vizsgálatai azt mutatják, hogy a vállalati vezetők 20%-kal kevesebbet alszanak, mint kellene. A nem megfelelő alvás rontja a vezetők egészségi állapotát és gátolja a vállalat teljesítményét. Csak kevés menedzser konzultál orvossal alvászavarairól. Pedig van megoldás a problémára.
  4. Szöveg: leíró,  tömör, de mindig tárgyszerű formában, adatokkal, tényekkel alátámasztva mondja el a közlemény részleteit. Lehetőleg ne legyen hosszabb másfél oldalnál (kb.300 karakter). Kerüljük a hosszú , összetett mondatokat, idegenszavakat! Számokat, mértékegységeket világosan írjuk le, szakkifejezéseket esetén tegyük zárójelbe a szó közérthető formáját...
  5. Utolsó bekezdés: összegezzük a közlemény lényegét, az esmény különlegességét, fontosságát, egyediségét
  6. Kapcsolat: egymás alá, egyértelműen írjuk az adatokat (ország, irányítószám, város, utca, házszám, H-1119, Fehérvári út 87) a telefonszámot a nemzetközi standard szerint ( + 36-1-812 55 42) átláthatóan. A kapcsolattartó nevéhez írjuk annak beosztását és személyes telefonszámát
  7. Kapcsoldódó dokumentumok: a fotókat, táblázatokat, magyarázó anyagokat ne a közleménybe helyezzük el, hanem külön dokumentumokban csatoljuk. A dokumentumok neve legyen jól értelmezhető: melyik anyaghoz tartozik, hol és mikor készül. Olyan dokumentum formátumokat használjunk, amelyekből a szövegek, grafikák, képek könnyen kimásolhatók.
  8. Kapcsoldó linkek: külön dokumentumba tegyük a kapcsolódó linkek URL hivatkozásait, ügyeljünk arra, hogy ezekről kattintani lehessen tovább, hogy már a linkek elnevezéseiből is felismerhető legyen a tartalom.
További hasznos tanácsok:
  • használjon egyszerű és egyféle betűtipust (pl. Ariel, 12 ) max. 2 színt
  • használjon olyan formátumokat, amelyeket minden program kezelni tud
  • csak olyan programokban küldjünk anyagot, amely könnyen megnyitható és amiből a szöveg és kép egyszerűen kimásolható (a pdf.-ből nem lehet szöveget másolni, tehát a szerkesztő semmit sem kezdhet vele)
  • szórólapok, plakátok, logók, bonyolult táblázatok csak a fájl nagyságát növelik és nem mindig segítik a jobb érthetőséget
  • mielőtt elküldi alposan olvassa el a sajtóközleményt: ellenőrizze a helyesírást, az adatokat, a szöveg könnyű értelmezhetőségét
  • ne újságcikket akarjon írni - ez a szerkesztő dolga! - hanem közleményt. Információkat, tárgyszerű beszámolót készítsen, és a közleményével a cikk megírásához adjon forrásanyagot

 IDE kattintva segítségünkkel nemcsak szakszerűen megírhatja, hanem a sajtóhoz el is juttathatja közleményét.
Naponta 2 alkalommal 480 média közel 2.500 munkatársához jut el hirlevelünk, amelyben egyszerű, áttekinthető formában informáljuk az sajtó munkatársait...
Sőt, kimutatást készítünk Önnek arról, hágyan nyitották meg - s így minden bizonnyal olvasták is el! - sajtóközleményét.